Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

LD ICT is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website en onze diensten. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

• Bedrijfsnaam: LD ICT
• Adres: Zandweg 3, 6942JE Didam, Nederland
• KvK-nummer: 42161041
• btw-nummer: NL005545544B72
• E-mail: contact@ldict.nl

In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarvoor, op welke grondslag, hoe lang we ze bewaren, met wie we ze delen en welke rechten je hebt. Heb je een vraag? Mail ons dan op het adres hierboven.

2. Welke gegevens verwerken we, waarom en op welke grondslag?

We verwerken alleen gegevens die we nodig hebben voor het doel dat hieronder staat. We gebruiken je gegevens niet voor reclame of profilering. Op de website staan geen analytische, tracking-, advertentie- of socialemediacookies.

Contactformulier

• Gegevens: naam, e-mailadres, optioneel bedrijfsnaam en telefoonnummer, je bericht, de gekozen taal, de user agent van je browser en een gesalte hash van je IP-adres.
• Doel: je vraag beantwoorden en contact met je opnemen. Je ontvangt ook een automatische bevestiging per e-mail, maximaal één keer per uur per e-mailadres. Die bevestiging herhaalt je bericht niet.
• IP-adres: je IP-adres slaan we zelf niet op. We bewaren alleen een gesalte hash ervan, uitsluitend om het aantal berichten te beperken en misbruik te voorkomen.
• Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden en misbruik van het formulier te voorkomen (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Als je vraag gaat over een mogelijke overeenkomst, is de grondslag het nemen van stappen op jouw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG).

Afspraak boeken

• Gegevens: naam, e-mailadres, optioneel telefoonnummer, bedrijfsnaam en bericht, de geboekte dienst en het gekozen tijdslot.
• Betaling: afhankelijk van de dienst is vooruitbetaling optioneel of verplicht. Die betaling loopt via Revolut Business (Revolut Merchant checkout). Wij zien je kaartgegevens nooit. Welke betaalgegevens wij van Revolut terugkrijgen: [invullen, bijvoorbeeld betaalstatus en referentie].
• Doel: je afspraak plannen en bevestigen, de betaling afhandelen en de afspraak uitvoeren. Bevestigingsmails sturen we via Resend.
• Grondslag: uitvoering van een overeenkomst of het nemen van stappen voorafgaand aan een overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG). Voor onze administratie en belastingplicht ook een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 onder c AVG).

Support

• Gegevens: e-mails die je naar het supportadres stuurt, met je e-mailadres, je naam als die erin staat, de inhoud van je bericht en eventuele bijlagen.
• Doel: je supportvraag behandelen. We ontvangen de e-mails via Resend en slaan ze op als supporttickets, samen met de bijlagen.
• Grondslag: uitvoering van een overeenkomst als je klant bent (artikel 6 lid 1 onder b AVG). Anders ons gerechtvaardigd belang om vragen goed af te handelen (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

Videovergaderingen

Je kunt deelnemen aan een videovergadering via een uitnodigingslink (/meet/<id>). Je hebt daarvoor geen account nodig.

• Gegevens: de weergavenaam die je invult, je chatberichten, of je microfoon, camera of schermdeling aan staat, en de tijdstippen waarop je binnenkwam en voor het laatst actief was. Deze gegevens staan in onze database bij Neon.
• Audio, video en schermdeling: deze gaan rechtstreeks tussen de browsers van de deelnemers (WebRTC, peer-to-peer). Wij nemen ze niet op en slaan ze niet op. Hierdoor is je IP-adres zichtbaar voor de browsers van de andere deelnemers.
• STUN- en TURN-diensten: om verbindingen op te zetten, neemt je browser contact op met openbare STUN-servers van Google en Cloudflare. Daarbij zien zij je IP-adres. Lukt een directe verbinding niet, dan lopen audio en video versleuteld via de TURN-dienst van Cloudflare.
• Cookie en local storage: een deelnemerscookie (7 dagen, httpOnly) herkent je als je de pagina herlaadt. De laatst gebruikte weergavenaam bewaart je browser in de local storage.
• Doel: de videovergadering laten werken en je als deelnemer herkennen.
• Grondslag: uitvoering van een overeenkomst met de organisator of met jou (artikel 6 lid 1 onder b AVG) of ons gerechtvaardigd belang om de vergaderdienst te laten werken (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

Spambescherming

Op het contact- en boekingsformulier gebruiken we Cloudflare Turnstile. Als het formulier verschijnt, laadt een script van Cloudflare. Turnstile kan eigen opslag in je browser gebruiken om mensen van bots te onderscheiden. Dit doet niets anders dan bots herkennen. Er worden geen besluiten met rechtsgevolgen over je genomen.

De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om onze formulieren en website te beveiligen tegen spam en misbruik (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

Inloggen van medewerkers

Medewerkers van LD ICT die inloggen op het beheergedeelte krijgen sessiecookies van het inlogsysteem (Better Auth). Deze cookies zijn nodig om in te loggen en het beheergedeelte te beveiligen. Bezoekers van de website krijgen deze cookies niet.

3. Cookies en local storage

We plaatsen alleen cookies en opslag die nodig zijn om de website te laten werken of om jouw keuzes te onthouden. Daarom vragen we er geen toestemming voor.

• Cookie locale (1 jaar): onthoudt je taalkeuze.
• Deelnemerscookie bij videovergaderingen (7 dagen, httpOnly): herkent je als je de pagina herlaadt.
• Local storage voor thema: je keuze voor licht of donker staat in de local storage van je browser, niet in een cookie.
• Local storage voor weergavenaam: de laatst gebruikte weergavenaam bij videovergaderingen.
• Sessiecookies van Better Auth: alleen voor medewerkers die inloggen.
• Cloudflare Turnstile: kan eigen opslag gebruiken om mensen van bots te onderscheiden.

Er zijn geen analytische, tracking-, advertentie- of socialemediacookies. Je kunt cookies en opgeslagen gegevens altijd zelf verwijderen via de instellingen van je browser.

4. Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze.

• Contactberichten: 1 jaar
• De gesalte hash van je IP-adres: 1 jaar
• Afspraken en boekingsgegevens: 2 jaar
• Betaal- en factuurgegevens: 7 jaar
• Supporttickets en bijlagen: 2 jaar
• Gegevens van videovergaderingen (naam, chatberichten, status en tijdstippen): 1 jaar
• Deelnemerscookie: 7 dagen
• Cookie locale: 1 jaar

5. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je gegevens niet. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben om onze website en diensten aan te bieden. Die partijen werken in onze opdracht (verwerkers), tenzij hieronder anders staat.

• Vercel: hosting van de website (Next.js) en opslag van geüploade afbeeldingen (Vercel Blob).
• Neon: de Postgres-database waarin we gegevens opslaan, zoals formulier-, boekings-, support- en vergadergegevens.
• Resend: het versturen en ontvangen van e-mail, zoals contactberichten, bevestigingen en supportmails.
• Revolut Business: het afhandelen van betalingen bij het boeken van een afspraak. Voor de betaling gelden ook de voorwaarden en de privacyverklaring van Revolut.
• Cloudflare: spambescherming (Turnstile) en de TURN-dienst voor videovergaderingen. Ook de STUN-servers van Cloudflare zien je IP-adres.
• Google: de openbare STUN-servers die je browser gebruikt bij videovergaderingen. Zij zien daarbij je IP-adres.
• Andere deelnemers aan een videovergadering: zij zien je weergavenaam, je chatberichten, je status (microfoon, camera, scherm) en, via hun browser, je IP-adres.

Met onze verwerkers hebben we afspraken over de verwerking van persoonsgegevens vastgelegd: [verwerkersovereenkomsten bevestigen/invullen]. Daarnaast verstrekken we gegevens aan overheidsinstanties of andere partijen als een wet ons dat verplicht.

6. Gaan je gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

Sommige van de partijen hierboven, zoals Vercel, Neon, Resend, Revolut, Cloudflare en Google, kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de EER. Dat kan ook gebeuren via de dataverbinding van een videovergadering, afhankelijk van waar de deelnemers zich bevinden.

Als gegevens buiten de EER terechtkomen, zorgen we dat er een passend beschermingsniveau is. Dat kan bijvoorbeeld door een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door standaardcontractbepalingen. Welke waarborgen per partij gelden: [doorgiftemechanisme per verwerker invullen]. Ook de regio waarin onze gegevens bij Vercel en Neon staan: [regio invullen].

7. Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Voorbeelden:

• Je IP-adres slaan we niet zelf op, maar alleen als gesalte hash.
• Je kaartgegevens komen nooit bij ons terecht. Betalingen verlopen via Revolut.
• Audio, video en schermdelingen in videovergaderingen nemen we niet op. Als media via Cloudflare TURN wordt doorgestuurd, gebeurt dat versleuteld.
• Het deelnemerscookie voor videovergaderingen is httpOnly, zodat scripts op de pagina het niet kunnen uitlezen.
• Alleen medewerkers die dat voor hun werk nodig hebben, kunnen inloggen op het beheergedeelte.

Vermoed je dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of is er een aanwijzing van misbruik? Neem dan contact met ons op via contact@ldict.nl.

8. Welke rechten heb je?

Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten:

• Inzage: je kunt opvragen welke persoonsgegevens we van je verwerken.
• Rectificatie: je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering: je kunt vragen om je gegevens te wissen, bijvoorbeeld als we ze niet meer nodig hebben.
• Beperking: je kunt vragen om de verwerking van je gegevens tijdelijk te beperken.
• Overdraagbaarheid: je kunt vragen om gegevens die je zelf hebt verstrekt in een gangbaar formaat te ontvangen of aan een andere partij te laten doorgeven, als we ze verwerken op basis van een overeenkomst.
• Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerking die we baseren op ons gerechtvaardigd belang. We stoppen dan met die verwerking, tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder wegen.
• Toestemming intrekken: als we ooit op basis van jouw toestemming gegevens verwerken, kun je die toestemming op elk moment intrekken.

Hoe oefen je je rechten uit?

Stuur een e-mail naar contact@ldict.nl en geef aan welk recht je wilt uitoefenen. Om te voorkomen dat iemand anders namens jou gegevens opvraagt, kunnen we je vragen om je identiteit te bevestigen. We reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen een maand na ontvangst van je verzoek. Is je verzoek ingewikkeld of hebben we er veel te behandelen, dan kunnen we deze termijn volgens de AVG verlengen. Dat laten we je dan binnen een maand weten.

Je hoeft niet te betalen voor het uitoefenen van je rechten, tenzij je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

9. Ben je niet tevreden? Dien een klacht in

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie autoriteitpersoonsgegevens.nl voor meer informatie en de manier om een klacht in te dienen. We stellen het wel op prijs als je eerst contact met ons opneemt, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.

10. Moet je gegevens verstrekken?

Je bent niet verplicht om persoonsgegevens aan ons te geven. Zonder bepaalde gegevens kunnen we een contactverzoek, afspraak of supportvraag echter niet behandelen. Bij het contact- en boekingsformulier zijn de velden die niet als optioneel zijn aangeduid, daarvoor nodig.

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze website of dienstverlening verandert. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je waar mogelijk ook op een andere manier.